Privacy-beleid SALAR

Wat

Salar VZW is een wettig erkend sociaal secretariaat nr. 950 gevestigd te Turnhoutsebaan 190, 2460 Kasterlee met ondernemingsnummer 0466.854.664. In de uitvoering van onze kernactiviteit, zijnde het uitvoeren van loonadministratie, verzamelt, verwerkt en bewaart Salar persoonsgegevens. Wij streven ernaar om op een wettelijke, correcte en transparante manier persoonsgegevens te verwerken. Dit privacy-beleid beschrijft de maatregelen die Salar neemt om de bescherming van deze persoonlijke gegevens te waarborgen zoals voorgeschreven in de Europese verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

Uw hoedanigheid

U bent als bedrijf aangesloten bij Salar voor de verwerking van uw loonadministratie of u bent medewerker van een bedrijf dat beroep doet op Salar voor haar loonadministratie ?

In het eerste geval treedt Salar op als verwerker/“data-processor” van persoonsgegevens van uw werknemers waarvan u de verwerkingsverantwoordelijke bent.

In het tweede geval bent u degene wiens persoonsgegevens worden verwerkt door Salar (verwerker) in opdracht van uw werkgever (verwerkingsverantwoordelijke).

Als u medewerker van Salar of sollicitant bent dan treedt Salar op als verwerkingsverantwoordelijke/“data-controller”.

Wettelijke grondslag

Salar verwerkt de hierna opgesomde persoonsgegevens louter met oog op het uitvoeren van loonadministratie en alle daaraan verbonden wettelijke of contractuele verplichtingen. De persoonsgegevens die wij verzamelen dienen enkel voor deze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor onze bedrijfsvoering.

Welke gegevens

Salar verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • naam, geslacht, geboortedatum
  • volledig adres
  • fiscale gezinstoestand
  • rijksregisternummer
  • bankrekening

Aan deze basisgegevens worden diverse gegevens gekoppeld die noodzakelijk zijn om een loonadministratie te voeren, zoals loon- en prestatiegegevens, contractuele voorwaarden, statuut e.d..

Mailverkeer wordt ook op geautomatiseerde wijze opgeslagen. Telefoonverkeer wordt gelogd, doch niet auditief bewaard. Niet-relevante gegevens zoals namen van kinderen e.d. worden niet bewaard.

Gebruik van gegevens

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is het uitvoeren van de loonadministratie met alle wettelijke verplichtingen die daaraan gekoppeld zijn. De gegevens worden niet verwerkt met oog op profilering.

Om gevolg te geven aan geldende wettelijke verplichtingen worden op regelmatige wijze ook gegevens aan derden overgemaakt :

  • diverse aangiftecircuits in de sociale zekerheid (DIMONA, DMFA, ASR e.d.) gericht aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en aanverwante diensten zoals sociale fondsen;
  • diverse aangiftecircuits in de fiscaliteit gericht aan de FOD Financiën;
  • bankinstellingen met oog op betaling van loon;
  • leveranciers van maaltijdcheques, ecocheques;

Wijze van verzamelen

Diverse persoonsgegevens worden op rechtstreekse wijze verzameld. Het gaat hierbij onder meer om standaardidentificatiegegevens zoals hierboven vermeld. Deze gegevens worden rechtstreeks verkregen door het invullen van documenten, het elektronisch of telefonisch meedelen, of via koppeling met databanken van de overheid.

Diverse persoonsgegevens worden eveneens onrechtstreeks verzameld. Het kan hierbij gaan om publieke gegevens die onderworpen zijn aan publicatieplicht (cf. benoemingen) of gegevens die door de betrokkene zelf publiekelijk zijn gemaakt. (cf. publicatie website)

Omgang met gegevens door Salar-medewerkers

Binnen Salar zijn vermelde persoonsgegevens enkel toegankelijk voor personen die daar binnen hun specifiek takenpakket de verantwoordelijkheid toe hebben en waarvan de toegang uitdrukkelijk vereist is tot uitvoering van het desbetreffende takenpakket.

Opslag van gegevens

De vermelde persoonsgegevens worden fysiek opgeslagen op eigen infrastructuur van Salar op Belgisch grondgebied. In grote mate is deze opslag digitaal, in mindere mate zijn er ook fysieke data (o.a. klasseermappen e.d.). Salar doet geen beroep op sub-verwerkers voor de opslag van data.

Salar neemt talrijke maatregelen om deze persoonlijke informatie veilig op te slaan. Zo is de infrastructuur volledig ontdubbeld en worden intern op regelmatige en meervoudige wijze back-ups gemaakt.

Salar bewaart deze gegevens niet langer dan nodig. Deze termijnen zijn hetzij wettelijk bepaald, hetzij overeengekomen in de verwerkersovereenkomst met de verantwoordelijke van de data.

Digitale communicatie

Onze website en webapplicaties maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologie. Cookies zorgen ervoor dat uw surfcomfort bij het bezoeken van onze website verhoogt. U kan zelf beslissen of u al dan niet met uw browsers de cookies accepteert. Het niet accepteren kan de website minder optimaal laten functioneren.

Vanuit een wettelijk, maar ook vanuit een veiligheidsbelang, registreren we in onze webapplicatie elke dataverwerking: wie, waar, wanneer en hoe data heeft aangepast.

Onze aangesloten bedrijven ontvangen een nieuwsbrief die tegelijk onze wettelijke verplichting tot informatievertrekking vervult. Mocht u deze nieuwsbrief niet wensen te ontvangen, staat het u vrij om een andere verantwoordelijke binnen uw bedrijf aan te stellen die deze wettelijke informatie kan ontvangen.

Beveiliging kantoor: camera, inbraakpreventie en toegangscontrole

Voor de beveiliging van onze infrastructuur en met oog op registratie van eventuele fysieke incidenten, is onze kantooromgeving beveiligd met talrijke maatregelen die ook de registratie van individuen mogelijk maakt.

Elke bezoeker zal automatisch geregistreerd worden via de camerabewaking. Elke persoon die zichzelf toegang verschaft tot het kantoor, zal zich hiervoor via een badge moeten legitimeren. Al deze informatie wordt enkel bewaard met oog op beveiliging hetzij het voorkomen van incidenten, hetzij over nuttige informatie te beschikken ingeval van incidenten.

De cameraregistratie wordt automatisch gewist na afloop van de termijn die we nuttig achten voor deze beveiliging.

Rechten

U hebt het recht om inzage te verkrijgen over welke gegevens wij van u verwerken. U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens te wijzigen of te verbeteren. Er is geen recht om wettelijk verwerkte gegevens te wijzigen, zoals loon- en prestatiegegevens. Het recht om gegevens te laten wissen, over te dragen of de verwerking ervan te beperken kan slechts in zeer beperkte mate uitgeoefend worden daar de gegevens die Salar van u bezit, verwerkt worden in het kader van een wettelijke verplichting en Salar deze niet kan wissen, overdragen of de verwerking ervan beperken.

Klachtenbehandeling

Indien u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Salar, neemt u contact op met de DPO via privacy@salar.be of schriftelijk naar Turnhoutsebaan 190 te 2460 Kasterlee. Onze DPO zal uw klacht bekijken en samenwerken met u om de zaak op te lossen.

Indien u nog steeds van oordeel bent dat uw persoonsgegevens niet juist zijn behandeld conform de wettelijke verplichtingen, neemt u contact op met de Gegevensbeschermingsautoriteit – Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T: 0032 (0)2 274 48 00 of contact@apd-gba.be en kan u daar een klacht indienen.

;